法人の金融

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イベント主催者が注意すべき点

あなたがイベント主催者になった場合、それが会場を貸し切るような大規模な物販会・展覧会にせよ、町内会やサークルの飲み会にせよ、必ず注意しておくべき点がいくつかあります。

まず、特定の会場を貸し切るような大きな催しを運営する場合、イベント保険に加入しておくべきです。大勢の人が集まると、主催者がどんなに注意をはらっていても、事故やトラブルのリスクをゼロには出来ません。ですからイベント保険に加入しておく事は重要になります。

但し、イベント保険には幾つか落とし穴があり、注意しなければ十分な補償が受けられない危険性もあります。詳しくは保険加入時に必ず約款を読んでおくべき理由&トラブルの事例のページに記しましたが、全損扱いなのに補償が1箇所しか認められないというトラブルもありえるのです。

上記の事例から、イベント主催者は予め注意しておくべき教訓が浮かび上がってきます。もっと手厚い補償が受けられる保険契約にしておくべきだったのでは?という事です。大規模なイベントではどんなトラブルが起きるかわからないので、少なくとも補償は複数箇所の破損でも全て保証される契約にしておく必要があったでしょう。

他の注意点としては、責任の所在を明確にする為に、会場設営の準備段階からリスクヘッジしておくべき事です。ある程度の規模になると、イベント会場の設営に搬入業者を使う必要が出て来ます。しかし、イベント設営を請け負う搬入業者というのは、実際に現場作業を行うのは社員ではなくアルバイトが大半です。しかもこの手の求人は単発の日雇いアルバイトで出されるので、新人の比率も高いうえ仕事が適当な輩も居るので、破損事故は頻繁に起きます。

しかし準備段階では主催者も色々と忙しいのが常なので、搬入業者が会場を傷つけて無いのかなど認識する余裕は中々ありません。業者が破損させてもそれを証明できなければ、結果的に自分達が責任を負う事になります。

ゆえに搬入作業の前には、会場のドア・窓・電球や配線周りなど、破損トラブルになりやすい部分をチェックしておくべきです。そして最初から付いている傷を見つけたら、携帯で写真を撮って会場側に確認させておけば安心できます。また、イベント開催中の対策としては、飲食禁止などの立て札を掲げて注意喚起しておく事で、来場客に会場を汚されてしまうリスクが減るはずですし、客に口頭で注意もしやすくなるのでお勧めです。

また、イベント保険のメインはあくまで対物保険であり、対人補償が付いていてもおまけ程度です(対物の補償上限=5000万円、対人=1000万円、など)。展覧会のような落ち着いたイベントで大きな事故は起こりにくいはずですが、大勢の客が詰め掛けた場合は将棋倒しが発生するリスク、夏場なら熱中症の危険性も考えられます。イベント内容によっては、万が一の事態を考えて対人補償の額が大きな契約にしておく事も検討すべきでしょう。

参加者の料金は前払い(事前徴収)がベスト!

そして最も注意すべきが、客・参加者からの料金徴収の面です。

まずイベント保険の掛け金は、ほぼ全ての保険会社が開催前の支払いです。従って、参加料金から掛け金を賄うとしても、主催者側が立て替えで前払いする必要があることに注意が必要です。

保険に入らない場合でも、イベント開催当日は色々と忙しくなり、客と料金のやり取りをしているとお金の管理が大変です。料金トラブルは、イベントで起きる問題の筆頭に挙げられる部分です。ゆえに、可能であるなら参加者に料金を前払いして貰う仕組みを取る方が、スムーズにイベント運営できます。

銀行振込なら「領収書をくれ」という面倒な客も封殺できるメリットも付いています。前払いのみにすることに問題があるなら、当日料金を高く、前払いを割引料金にすれば、自然に客を前払いへ誘導できるのでお勧めです。

最近ではpeatixやDoorkeeperなど、ネットの出欠管理や料金徴収(コンビニ振り込み等も含め)にも対応したイベント管理サービスも出て来ているので、それらを活用するのも一考です。これらのツールは、少人数の飲み会やセミナーなどとの相性は抜群です。一般イベントの場合は、参加者の属性(ITを使いこなせない高齢者が居るか否か)を見極めるのがポイントです。

イベント運営の注意点まとめ
1.イベント保険は1箇所の補償しか認められない契約もあるので約款を要確認!
2.設営時に会場の初期状態をチェックし、傷などは写真を撮り会場側に確認しておく
3.開催期間中に客に汚させないよう、飲食禁止などの注意書きを掲載する
4.参加費は開催日前に徴収するのがベスト!Doorkeeperやpeatixなど、イベント管理サービスに申し込むのも一考

いずれにせよ、イベント運営で最も注意すべき事は「事前準備」の一言に尽きます。イベント保険加入にしても、会場設営や料金徴収にしても、トラブルを減らすには、イベント前の準備段階が最も重要になります。

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